Assistant(e) Environnement de travail ( H/F )

Description du poste

Le/la Assistant(e) Environnement de Travail assure la gestion administrative et logistique des activités liées à l’environnement de travail, notamment le traitement du courrier, le suivi des fournisseurs et des factures, la gestion de la flotte automobile, ainsi que l’organisation et le support opérationnel des événements internes de l’entreprise.

Missions principales :

Gestion du courrier :

·        Dispatcher le courrier entrant.

·        Affranchir les courriers sortants.

·        Enregistrer les recommandés entrants sur la fiche contre-signature.

·        Saisir les recommandés sortants dans la matrice excel et les affranchir.

·        Mettre le courrier interne à destination des établissements dans les pochettes courrier.

·        Enregistrer les colis entrants et prévenir les destinataires.

·        Affranchir les colis sortants.

Gestion administrative environnement de travail et Flotte de véhicules :

·        Créer des fournisseurs.

·        Passer des commandes (PEP).

·        Numériser des documents.

·        Traiter des factures (outils Qualnet et PEP).

·        Refacturer en interne.

·        Remettre des véhicules aux collaborateurs (fiche de transfert à compléter).

Support administratif évènementiel :

·        Sourcer et lister de nouveaux fournisseurs.

·        Créer des comptes fournisseurs dans notre outil de commande PEP.

·        Effectuer les demandes et assurer le suivi des acomptes.

·        Réaliser des repérages de lieux lors de rares déplacements à prévoir.

Support opérationnel les jours d’évènements :

·        Aider à la mise en place des salles.

·        Aider à l’accueil des participants, remise de documents, vestiaires, réservations de taxis, transfert en car …

Savoir être – Qualités personnelles et comportementales :

·        Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations.

·        Avoir le sens du service et du travail bien fait.

·        Respecter les horaires et faire preuve de ponctualité.

·        Adopter une attitude facilitatrice et favoriser la coopération.

·        Organiser son travail de manière efficace et méthodique.

·        Adopter un savoir-être professionnel adapté à toutes les situations.

·        Faire preuve de dynamisme et d’implication dans ses missions.

·        S’adapter avec flexibilité aux changements et aux imprévus.

·        Faire preuve de rigueur dans l’exécution de ses tâches.

·        Anticiper les besoins et être force de proposition.

·        Entretenir des relations courtoises et bienveillantes avec son entourage professionnel.

·        Être fiable et respecter les engagements pris auprès de ses interlocuteurs.

Compétences techniques :

·        Pack office (Outlook ,Teams, Excel, Word, PPT …)

·        Pep / Qualnet

·        Permis B exigé.